入力機能

　Wordには挨拶文を簡単に作成したり、あらかじめ登録しておいた言葉などを使用したいときに取り出したりなどの便利な機能が備わっています。ここでは文章、文字に対しての機能の説明をします。

挨拶文
日付と時刻
クイックパーツ
その他のサポート機能

挨拶文

　得意先や目上の人に対して文章を書く場合は[挿入タブ]にあるツールが役に立ちます。ここで説明する[挿入タブ]にある[テキストカテゴリ]内のツールにはあいさつ文などの文章を作成する上でも重要なものが揃っています。つたない表現などでも気持ちが伝われば問題ないと思いますが、形式だけでも・・・という方は是非利用していただきたいと思います。ここではツール挨拶文の中の項目を説明します。

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あいさつ文の挿入(G)
起こし言葉(P)
結びの言葉(S)

あいさつ文の挿入

　色々なあいさつ文の挿入方法を説明します。あいさつ文の挿入方法は[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[挨拶文]の[あいさつ文挿入(G)]を選択します。

・最初に[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]を選択します。

・[テキストカテゴリ]内の

のツールを選択してください。

・次に挨拶文のツール[あいさつ分の挿入(G)]を選択します。
挨拶文メニュー

・あいさつ文の挿入を選択すると下のような[あいさつ文ダイアログボックス]が開きます。このダイアログボックスを使用する事で少し難しい文章の作成ができます。書き方を知ってる方ならば必要はないと思いますが、熟知している方はそうはいないと思いますので是非参考にしてください。このダイアログボックスを使えば、後は参考書を使うなり、周囲から情報を得て文章を作るなどしてこのダイアログボックスを使うだけという事になります。月を選択、あとは*1[月のあいさつ]、[安否のあいさつ]、[感謝のあいさつ]の項目をそれぞれ選択します。

月の挨拶:"5月"を選択
安否のあいさつ:"貴社ますます御隆昌にてお慶び申し上げます。"を選択
感謝のあいさつ:"平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。"を選択

あいさつ文ダイアログボックス

・選択が終わったら[OK]をクリックすると下の様にドキュメント上にさきほど選択した内容が表示されます。
挨拶文を挿入

*1ボックス上部の[月のあいさつ]では選択した月によってボックス内の季節ごとのあいさつが変化します。

　この他にあいさつしてドキュメント上に"拝啓"と入力して[Enterキー]を押すと"敬具"が自動的に入力されます。自動的に入力させたくない場合は[Enterキー]を押して改行を行わないようにしてください。（"前略"と入力して改行させると"草々"と入力されます。）

改行する　↓

　これと似た機能で日付入力をした場合も自動的に本日の日付が挿入される仕組みになっています。（下参照）
日付の自動挿入

起こし言葉

　文章を開始する言葉を「起こし言葉」と呼びます。起こし言葉を使用するには[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[挨拶文]の項目内の[起こし言葉]を選択すると下のボックスが開きますので、その中の挿入する起こし言葉の一覧から言葉を選択して挿入を行います。

結び言葉

　文章を締める言葉を「結び言葉」と呼びます。結び言葉を使用するには[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[挨拶文]の項目内の[結び言葉]を選択すると下のボックスが開きますので、その中の挿入する結び言葉の一覧から言葉を選択して挿入を行います。

日付と時刻

[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]にある[日付と時刻]ツールを使用すると日付、時刻の形式を設定して挿入することができます。

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・[日付と時刻]ツールを選択すると下のボックスが表示されます。このボックス内には日付の表示形式を選択したり、言語の選択、和暦・西暦の設定を行う事ができる項目（下で説明しています。）があります。それぞれの設定を行ったら[OK]ボタンを押してドキュメント上に挿入します。
日付と時刻

表示形式
ボックス内の形式からどのような表示にさせたいかを選択します。
言語の選択
日本語、英語などをメニューから選択します。
カレンダーの種類
「和暦」で平成19年という表示に、「西暦」で2007年や2007という表示にします。
全角文字を使う（チェックボックス）
チェックをすると表示を全角表示にします。
自動的に更新する（チェックボックス）
日付を自動的に更新します。
既定値の設定
初期設定のようなもので、日付入力した際はこの既定値を基準に表示されることになります。

クイックパーツ

[挿入タブ]にある[テキストカテゴリ]内のツールのクイックパーツ内には通常のテキストや、書式設定のされたテキストなどを一つのパーツとして保存し、使用したい時にすぐに取り出してドキュメント内に挿入する事ができる機能などがあります。ここではクイックパーツ及びそれらの項目の説明をします。

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文章のプロパティ(D)
フィールド(F)
文章パーツ　オーガナイザ(B)
Office Online からダウンロード(G)
選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存(S)

文章のプロパティ

　[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[文章のプロパティ]を選択するとキーワード、コメント、タイトルなどの項目が並べられたサイドメニューが表示されます。このメニュー内の項目を選択してクイックパーツを作成します。ここでは文章のプロパティ項目でのクイックパーツの作成方法をみていきます。

文書のプロパティ

・最初にドキュメント上に"会社電話番号"と入力します。

・[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[文章のプロパティ]を選択してメニュー内の[会社電話]を選択します。

・[会社電話]を選択するとドキュメント上の選択した部分に下の様な会社電話という青いタグが表示されますので、そこに番号を入力します。これでこの部分に[会社電話]は"03-****-****"という情報を持たせる事ができました。これだけでは何の意味があったのかわからないかと思います。次の説明を見てみましょう。
タグで表示

・[会社電話]の情報は一度ではなく何度も使用する場合があります。引っ越しなどで会社の電話番号が変更してしまったときに[会社電話]の情報を一か所変更するだけで、[会社電話]の情報をもった場所のデータは全て変更されます。ひとつずつ直す手間もはぶけ大変便利です。下では03の部分を04と変更してみました。

・[会社電話]の情報を持たせた場所のデータが変更されました。（下画像赤枠参照）この様に文章にできるだけデータを持たせておくと、後で手直しなどを行う時に非常に便利です。
全て変更される

フィールド

　[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[フィールド]を使用するとフィールドを使用しての計算式や日付、時刻の挿入、外部のデータベースからデータを挿入したりできます。

・例えばドキュメントに外部データを表示させたい場合、まず[フィールド]を選択して[フィールドダイアログボックス]を表示させます。

・ダイアログボックスの左にあるプルダウンメニューから[差し込み印刷]を選択し、その下にある[フィールドの名前]のリストボックスから[Database]を選択します。選択が完了したら[OK]をクリックします。
フィールドの選択

・[OK]をクリックするとデータソースが選択できるようになるので、あらかじめ作成しておいたAccessデータベースを選択し、[開く]をクリックします。
データファイルの選択

・これでドキュメントにAccessデータベースが下の様な形で挿入されます。
データベースの挿入

文章パーツ　オーガナイザ

　[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[文章パーツオーガナイザ]を使用すると作成したテキストボックスやクイックパーツを保存する事ができます。

・例えば[文書パーツオーガナイザ]から[モダン-引用]を選択し、[挿入]をクリックします。シートには下の様に表示されます。
デザインを挿入

・この文書パーツにテキストを入力して使用します。

Office Online からダウンロード

　[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[Office Online からダウンロード]を使用するとWeb上からテンプレートをダウンロードできます。

・例えば[Office Online からダウンロード]を選択するとOffice Onlineのテンプレートページへアクセスできます。アクセスした後にページ左側にあるメニューから[コミュニティフィルタ]を選択し、[高レベル]、[中レベル]、[フィルタなし]のいずれかを選択します。選択によって右側には[Office Online より提供されたテンプレート]や[Office ユーザーから投稿されたテンプレート]などが表示されます。ここから任意のテンプレートを選択してダウンロードします。

[Office Onlineのテンプレートページ左にあるメニュー]

選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存

　[挿入タブ]-[テキストカテゴリ]-[クイックパーツ]内の[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]を使用するとドキュメント内の定型文として使用したい文字列などを保存できます。ここではその方法を説明します。

・はじめにクイックパーツに保存したい文章をドキュメント上に入力してそれを選択します。下では"Word2007の学習"と入力してマウスでドラッグし、選択しました。（選択した文字には青い帯が表示されます。）
ドラッグして選択

・範囲選択をした状態で[クイックパーツ]内の

を選択すると下の画像のような[新しい文書の作成ダイアログボックス]が表示されます。このボックス内の項目で選択した文字の分類や種類の設定を行い[OK]ボタンを押してパーツの作成を行います。（[新しい文書の作成ダイアログボックス]内の項目については下記参照）

「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を使用する事で「文書パーツオーガナイザ」にその内容が保存されます。保存されている記録内容を編集したい場合は「文書パーツオーガナイザ」ボックス下部の[プロパティの編集ボタン]をクリックし、表示された「文書パーツの変更ダイアログボックス」から行います。「新しい文書パーツの作成ダイアログボックス」と変わりないので特に説明はしません。また、「文書パーツ」のメニューからパーツ等を削除をしたい場合はカーソルを削除したい項目に合わせ、[削除ボタン]をクリックします。ドキュメント上に挿入したい場合は[挿入ボタン]をクリックして行います。

名前
そのパーツの名称を入力します。自身で管理する際の分かりやすい名前を作成しておきましょう。
ギャラリー
クイックパーツや表紙といった使用目的に合わせた選択をします
分類
作成する文書パーツの種類をこのボックスで選択します。
説明
保存内容に対する補足を記述しておきます。
保存先
　通常のテンプレートとして扱う場合の「Normal.docm」か、マクロを含む場合、またはマクロをふくむ予定のファイルなどを保存する「BuildingBlocks.dotx」を選択しましょう。
オプション
　選択したテキストの取り込み方を選択します。通常のテキストだけを取り込むのであれば「内容のみ挿入」を（ただし段落記号も一緒に取り込んだ場合は改行等がされてしまいます）、段落も含めて取り込む場合は「内容を段落のまま挿入」を、ページごと取り込む場合は「内容をページのまま挿入」をそれぞれ選択します。

その他のサポート機能

　その他のサポート機能として、自動的に文字の修正などを行ってくれる便利な機能を説明します。まず[officeボタン]-[Wordのオプション]で[Wordのオプションダイアログボックス]を表示させましょう。このダイアログボックス内左側のメニューバーから[文章校正]をクリックする事で、先に述べたような入力ミスを修正できる機能など色々な設定ができます。では[オートコレクトのオプション]ボタンをクリックしてください。[オートコレクトダイアログボックス]が表示されます。

オートコレクトを使用した例

・例えば機能の中に[文の先頭文字を大文字にする]というものがありますが、これは自動的に文章の頭の部分を大文字にしてくれる機能です。必要ないと思う処理はチェックボックスからチェックを外す事でその機能を停止させることができます。上の画像の場合は前述したもののチェックを付けた状態、つまりサポートした状態で文字を入力したものです。
小文字で入力

　
・上のように小文字入力した状態で確定をすると自動的に頭文字が下の様に大文字になりました。これはチェックボックス[文の先頭文字を大文字にする]が有効になっているためです。下のような表示に直される事になります。
大文字に変換

・また、校正された文字の下にマウスポインタを重ねる事でボタン

が表示されますが、これをクリックすると下の画像のようなメニューが表示され、今回校正された内容に対しての取り消し、ダイアログボックスの内容の変更を行うことができます。ボタンをクリックして表示されるメニューの[元に戻す]では大文字に修正したものを再び元に戻します（元に戻すを実行した場合は小文字になり、メニューもそれに従って[やり直し]へと変化します。やり直しを選択すると頭文字が再び大文字になります）。[先頭の頭文字を自動的に大文字にしない]では[オートコレクトダイアログボックス]のチェックボックスのチェックを外す行為を。[オートコレクトオプションの設定]では[オートコレクトダイアログボックス]を開きます。

オートコレクトを使用した例2

・[オートコレクトダイアログボックス]を使って以下のような事も設定できます。ダイアログボックス内の[入力中に自動修正する]にチェックがされているので使ってみましょう。
入力中の自動修正

・まず、[修正文字列]のボックスによく間違えやすい語句を入力します。[修正後の文字列」のボックスには正しい語句を入力します。試しに「修正文字列]に[1個づつ]と入力し、[修正後の文字列]には[1個ずつ]と入力します。
誤った入力

・これらを登録した状態で「修正文字列」に入力した語句を挿入して確定してみると正しい語句に修正されました。
修正がされる

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